Maandelijks archief: december 2015

Omzetbelasting: BTW

Je hebt vast al gemerkt dat de digitalisering ook bij de Belastingdienst flink heeft toegeslagen. Dit resulteert ook in meer controlemogelijkheden en dat werd kort geleden duidelijk, toen de toezichtplannen voor komend jaar (jaren) werden onthuld. We hebben het hier nu over Omzetbelasting, die in de volksmond wordt genoemd naar de methodiek van de berekening: BTW.

Indien ik – als internmediair – de aangiften namens je indien, dan hoef je je hierover niet druk te maken. Dien je zelf je aangiften BTW in, lees dan verder.

Door het koppelen van systemen binnen de Belastingdienst, inclusief branchegegevens, wordt het mogelijk om afwijkende aangiften BTW sneller te toetsen op waarheidsgehalte.
Waar moet je dan aan denken?
Stel, je doet elk kwartaal aangifte en in jouw branche is het gebruikelijk dat je in december de helft van je jaaromzet maakt. Dat moet dan te zien zijn in je aangifte BTW over het 4e kwartaal. Heeft die aangifte dezelfde soort cijfers als de andere kwartalen, dan is dat buitengewoon opvallend…… en kun je in de toekomst een vraag van de Belastingdienst tegemoet zien.
Een ander voorbeeld:
Stel, je doet elke maand aangifte en je werk verloopt altijd geleidelijk gedurende het hele jaar. Je zit wat krap bij kas en je vult ‘n paar keer “nihil” in op je aangifte, in de veronderstelling dat je dat de maanden erna inhaalt. Zo’n nihil-aangifte valt dan op en in de toekomst kan je er zomaar een vraag over krijgen. Je kunt natuurlijk ‘n keer op vakantie zijn geweest, maar gaat het zoals ik geschetst heb, dan heb je wat uit te leggen dus.

Kortom, big brother wordt smart brother.

Succes en hartelijke groet,
Stef de Beurs

Bewaarplicht administratie en digitale facturen

Als je dit leest en je bent ondernemer, dan weet je vast wel dat je je administratie (inclusief agenda’s, aantekeningen, etc.) gedurende 7 jaar moet bewaren. Wat je wellicht niet weet is hoe je met die bewaarplicht om moet gaan, sinds veel facturen digitaal worden verstuurd en ontvangen. In dit artikel gaan we het hebben over die bewaarplicht én over de eisen aan een digitale factuur.

Bewaarplicht
Sinds ik – vanaf 2000 – een papierloos kantoor heb is er veel veranderd. Destijds werden nog vrijwel geen digitale facturen verstuurd en ontvangen, terwijl dat tegenwoordig veel meer gebruikelijk is. Destijds was er ook geen wetgeving die hierop was afgestemd, terwijl dat nu wel het geval is.
In het algemeen moet je uitgaan van de stelregel:
Een ontvangen factuur moet worden bewaard in de staat waarin deze is ontvangen.
Dus: een papieren factuur moet als zódanig worden bewaard en een digitaal ontvangen factuur moet ook ongewijzigd digitaal worden bewaard. Wanneer je dus een papieren factuur scant, zul je het papieren origineel ook moeten bewaren. En wanneer je een digitale factuur uitprint voor je administratie, zul je het digitale exemplaar (als origineel) ook moeten bewaren. Dit is de meest eenvoudige manier om aan je bewaarplicht te voldoen, dus ik zal je niet vermoeien met afwijkende (en lastige) mogelijkheden.
Die bewaarplicht is natuurlijk ook van toepassing op alle andere onderdelen van de administratie. Denk aan het opslaan van je digitale bankafschriften en ook aan je digitale agenda. Je kunt je niet beroepen op bijvoorbeeld het feit dat de banken de digitale afschriften in Telebankieren slechts korter voor je bewaren dan 7 jaar. Denk ook aan je digitale agenda, vooral wanneer je van systeem wijzigt.
Heb je te maken met een kasregister, dan zegt een recente uitspraak van de Hoge Raad, dat je kassasysteem ook moet voldoen aan deze digitale bewaarplicht. Indien jouw kassasysteem hieraan niet voldoet, raadpleeg dan je leverancier om tot een oplossing te komen.

Digitale facturen
Indien je je facturen digitaal verstuurt, dan mogen deze niet door de ontvanger veranderd kunnen worden. In het algemeen kun je ervan uitgaan dat Word als bestandsformaat niet voldoet. Zorg er dus voor dat de facturen voor je klanten in PDF-formaat  de deur uitgaan. Onnodig natuurlijk om je te vertellen dat je een kopie moet bewaren van verzonden facturen, al dan niet in het systeem waarmee je ze maakt.

Succes en hartelijke groet,
Stef de Beurs